Przetwarzanie danych osobowych? Tylko zgodnie z prawem!

Aby e-mail marketing był efektywny musimy zebrać dużą bazę danych. Jednak nie wystarczy, by była ona dobra i duża – musi być bowiem tworzona i zarządzana zgodnie z prawem.

Aby jak najlepiej poznać naszego potencjalnego klienta, musimy zebrać o nim jak najwięcej informacji. Powinniśmy wiedzieć: czym się interesuje, ile ma lat, co lubi czytać, jak często korzysta z internetu. Taka wiedza pozwoli nam na skuteczniejsze działania e-mail marketingowe. Jednak pamiętajmy, by nasze działania były nie tylko skuteczne, ale i zgodne z prawem. Dlatego też każdy, kto zbiera i przetwarza dane osobowe, np. aby potem wysyłać newsletter firmowy, musi właściwie je chronić, zgłaszając swoją bazę danych do GIODO (Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych). Zasady przetwarzania danych osobowych określa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (ustawa dostępna jest tutaj: http://isip.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19971330883).

Zgoda na przetwarzanie danych musi zostać przekazana dobrowolnie i wyraźnie (nie możemy domniemywać, że ktoś tę zgodę wyraził – musimy być pewni jej przekazania). Pamiętajmy, że już samo zbieranie danych jest ich przetwarzaniem. Naszą bazę danych należy zgłosić do GIODO, już wtedy, gdy będzie wiadomo, że dane będą zbierane (od 2007 roku zgłoszenie jest darmowe). Za przetwarzanie danych bez zgłoszenia ich do GIODO grozi grzywna lub ograniczenie wolności, lub pozbawienie wolności do 3 lat. Szczegółowe informacje o obowiązku rejestracji znajdują się na oficjalnej stronie GIODO: http://www.giodo.gov.pl/148.

Co ważne – często już nawet sam adres e-mail stanowi dane osobowe. Adres elektroniczny, który brzmi: katarzyna.kowalska@o2.pl nie jest jednak tak traktowany, ale: katarzyna.kowalska@nazwafirmy.pl – już tak. Adres e-mail można bowiem uznać za dane osobowe, gdy elementy jego treści pozwalają na ustalenie na ich podstawie tożsamości osoby, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań.

Pamiętajmy, że każda firma, która w ramach swoich działań marketingowych czy custom publishing przetwarza dane i potem wysyła newsletter elektroniczny ma obowiązek poinformować o tym fakcie klienta. Ma on bowiem prawo dostępu do treści danych, ich poprawienia, a nawet usunięcia. Firma powinna klienta zapewnić o tym, że respektuje jego prawa i dokłada wszelkich starań, by jego dane były właściwie przetwarzane i odpowiednio zabezpieczone.